Samenwerken op afstand: wat werkt wel en wat werkt niet?

Samenwerken op afstand: wat werkt wel en wat werkt niet?

Half maart werkten we plotseling (bijna) allemaal thuis. Voor iedereen, zeker voor leidinggevenden, was dit een flinke uitdaging. Hoe stuur je je team op afstand aan?

Leidinggeven en samenwerken op afstand vraagt om leiderschapskwaliteiten waarmee je een nieuwe situatie weet om te buigen naar iets positiefs. Zaken los durven laten en durven vertrouwen op mensen.

Vertrouwen is de basis in elk team, in elke samenwerking

Vanuit vertrouwen durven mensen te bewegen en initiatief te nemen. Voorwaarde is wel dat iedereen weet wat zijn of haar rol is in het team. En dat je van elkaar weet wat de rollen en kwaliteiten zijn. Alleen dan kan een team als een geoliede machine door blijven werken, ongeacht de omstandigheden.

Niemand weet hoe lang de situatie met corona nog aanhoudt. Een maand? Een half jaar? Twee jaar? Eigenlijk is dat niet relevant. Waar het om gaat is: als dit voorbij is, zijn we dan als organisatie, als team, beter of slechter dan hiervoor?

Volgens mij is dít het moment om deze beslissing te nemen. Om korte metten te maken met alle frustraties die er in een team spelen. Want bestonden de meeste problemen niet al (in de onderstroom) voordat we met z’n allen thuis kwamen te zitten?

De 5 frustraties van teamwork

Als ik aan de slag ga in een organisatie of met een team, komen vaak al snel wat kleine of grote frustraties bovendrijven. Ik grijp dan regelmatig terug op het model van Lencioni. Het model helpt mij om de vinger op de zekere plek te leggen of om een beter begrip kweken en inzichtelijk te maken wat er in het team aan de hand is.

Het model van Lencioni komt uit ‘De 5 frustraties van teamwork’. Dit boek van Patrick Lencioni is geen zware kost. Het leest als een roman en gaat over ceo Catherine Petersen die een MT moet leiden dat onderling zo in conflict is geraakt dat het de hele organisatie negatief beïnvloedt. Gaandeweg het verhaal openbaren zich vijf grote frustraties waarmee teamleden worstelen.

Het zijn de frustraties die iedereen die samenwerkt met anderen herkent. Maar hoe gaan we daarmee om in deze situatie? Want zeker nu we thuiswerken en onze veerkracht wordt getest, komen sluimerende patronen snel bovendrijven. En iedereen reageert anders op een plotselinge verandering of een crisissituatie. Hoe los je als leidinggevende problemen in een team op? Welke ‘standaard’ oplossingen werken wel en welke niet, nu we op afstand samenwerken? Hier zijn de vijf belangrijkste:

1. De basis van teamwork is vertrouwen

Zeker wanneer de wereld om je heen onherkenbaar verandert, is vertrouwen in de mensen om je heen extra belangrijk. Als teamleden elkaar niet 100% vertrouwen en niet duidelijk hebben wat hun eigen rol is in het team, krijg je dat als leidinggevende nu, thuiswerkend in coronatijd, als een boomerang terug in je gezicht. Succes!

“Kwetsbaarheid begint met moed. Moed om er te zijn en jezelf te laten zien.”
– Brené Brown

Zorg voor je team. Durf je kwetsbaar op te stellen, ook als leidinggevende. Toon interesse, blijf in contact met elkaar, en wees als manager zichtbaar en toegankelijk.

Hoe doe je dat online:

• Connect met mensen, spreek ook eens af zonder agenda, zonder (zakelijk) onderwerp

• Er is veel stress – negeer het niet. Sta erbij stil, en geef mensen de ruimte erover te praten.

• Stel Virtual Office Hours (VOH) in: daarmee hou je voor jezelf én voor de mensen in je team een duidelijke scheiding tussen werk en privé

• Laat regelmatig de deur openstaan: zet Zoom aan, zodat mensen spontaan kunnen ‘binnenlopen’.

• Er zijn genoeg mogelijkheden om ook online aan teambuilding te werken. Neem contact met me op als je wilt weten hoe, ik heb genoeg ideeën.

• Hou rituelen in stand, zoals de Dag- en/of Weekstart en de VriMiBo. Ze zijn anders dan in het echt, maar alleen al het feit dat ze er nog zijn, biedt troost.

2. Benut conflict

Vanuit vertrouwen ontstaat er ruimte om conflicten bespreekbaar te maken én uit te buiten. Als leidinggevende moet je aangeven dat het oké is dat we met elkaar van mening verschillen, ook in crisistijd. Juist in crisistijd. We hebben nu de beste antwoorden nodig! Ieder geluid mag gehoord worden. Debatteer, discussieer, beargumenteer. En ja, dat kan ook online!

“Als er twee mensen zijn die het met elkaar eens zijn, dan is er één overbodig.”

Hoe doe je dat online:

Er zijn andere online tools dan Zoom, MS Teams en Hangouts. Onderzoek ze, er zijn (technisch) veel mogelijkheden. Elke software heeft zijn eigen mogelijkheden maar er kan veel meer dan achter de webcam zitten! Denk dus na over werkvormen. Ook voor een teamvergadering. Ik vertel je er graag over.

Je wilt voorkomen dat mensen niet de ruimte krijgen om hun mening te delen. Let op lichaamstaal, ook via webcam. Heb je het idee dat er iets niet gezegd wordt? Loopt de meeting stroef? Vind jij het saai? Benoem dat. Je bent vast niet de enige. Geef het goede voorbeeld.

3. Betrokkenheid creëren

Als je je gehoord voelt, zelfs als je kritisch bent, kun je weer commitment voelen voor een gemeenschappelijk doel. Probeer als leidinggevende niet vast te houden aan oude strategieën, prioriteiten en andere lijstjes die je had toen we nog allemaal op kantoor werkten.

Hoe doe je dat online:

Je zult in online meetings opnieuw en expliciet om commitment moeten vragen. Waarschijnlijk moeten jullie doelstellingen anders formuleren. Kijk minder ver vooruit: jaarresultaten zijn nu misschien niet zo interessant, focus op kwartaalresultaten. Benoem die met elkaar en vraag om die commitment. Wat hebben we besproken en afgesproken, wat zijn de acties, wie doet wat en wanneer?

4. Verantwoordelijkheid nemen

Wie betrokken is, zal verantwoordelijkheid tonen. Geef mensen eigenaarschap, laat ze zelf hun tijd indelen. Geef ze de ruimte om die resultaten te halen.

Hoe doe je dat online:

Stuur op outcome. Blijf intussen wel in contact met elkaar en wees transparant naar elkaar toe.

5. Resultaten boeken

Om ervoor te zorgen dat de resultaten behaald worden moet je regelmatig de klokken gelijkzetten. Zijn we allemaal op dezelfde pagina en werken we aan dezelfde doelen?

Hoe doe je dat online:

Zeker in crisistijd heb je een duidelijk en gezamenlijk doel nodig. Een doel dat voor iedereen haalbaar is. Als je duidelijke en voor iedereen haalbare doelen formuleert (ook haalbaar voor de mensen die vier kinderen thuis onderwijs moeten geven), waar iedereen zich volmondig aan committeert, zul je echt resultaten halen waar zowel de organisatie als het team sterker van wordt.

Zeker nu is het belangrijk om aandacht te geven aan het team als entiteit!

“What you do for yourself, you’re doing for others, and what you do for others, you’re doing for yourself.”
- Phil Jackson, ‘Eleven rings’

En nu?!

Heb jij in het model van Lencioni aanknopingspunten gevonden om je team deze crisis door te coachen? Of ben je nog op zoek naar een handige, digitale werkvorm om een frustratie in jouw team aan te pakken? Ik ken er velen. Graag begeleid ik jou en/of je team in deze uitdagende periode. Neem contact met me op voor een vrijblijvend intakegesprek.

Ik schreef ook nog een blog met tien tips hoe je als leider in een tijd van social distancing echt contact houdt met je team. Laat je inspireren!

Deze tips zijn gebaseerd op het webinar dat ik gaf samen met Raymond van der Sluijs (afdelingshoofd bij de gemeente Nissewaard). Ben je geïnteresseerd en wil je het hele webinar bekijken. Dat kan hier:

Hoe je als leider in een tijd van social distancing echt contact houdt met je team.

Dit is de opname van een webinar gegeven in april 2020 voor iedereen die mensen aanstuurt en dat op dit moment op afstand doet. Aan de hand van de 5 frustraties van teamwork van Lencioni zijn we op zoek gegaan naar de do's and don'ts van leidinggeven op afstand.