Hoe je als leider in een tijd van social distancing echt contact houdt met je team

In februari van 2020 wist niemand wat een ‘vitaal beroep’ of ‘social distancing’ was en hamsterden we zeker nog geen toiletpapier. In maart was dat wel anders.

Plotseling werkten we thuis en deden we alles online. Nu ben ik dat wel gewend – al meer dan tien jaar werk ik met leuke en tijdefficiënte online tools om Live Online Leren binnen teams mogelijk te maken. Maar niet iedereen is bedreven in de mogelijkheden van virtueel samenwerken. En niet iedereen vindt het fijn om collega’s alleen op een beeldscherm te zien.

Om leidinggevenden handvatten te bieden voor leiderschap op afstand, gaven Raymond van der Sluis, afdelingshoofd Stadsbeheer van de gemeente Nissewaard, en ik een webinar over het op afstand coachen van je team.

Wees zichtbaar en aanspreekbaar: zet je digitale deur open

Dit zijn de tien tips van Raymond en Marion om écht contact te houden met je team

Tip 1: Zorg voor de juiste tool(s) en gebruik deze goed

We neigen snel naar Zoom en andere voor de hand liggende vergadertools. Maar er zijn veel meer tools om met elkaar online samen te werken, te overleggen en te brainstormen. Ik geef al jaren trainingen in het werken met dergelijke tools. Wil je meer weten? Neem contact met me op.

Tip 2: Bouw aan vertrouwen, stel je kwetsbaar op en zorg voor je team

Mensen zijn uit het lood geslagen, ervaren stress of hebben moeite om hun draai te vinden terwijl ze ook hun kinderen thuis lesgeven. Ga daar niet aan voorbij. Luister naar de zorgen en uitdagingen van je medewerkers. Bel ze ook eens zonder dat je daar een zakelijke reden voor hebt.

Tip 3: Verbinding zorgt voor efficiëntie

Nu de spontane gesprekken bij de koffieautomaat niet meer ontstaan, zou je denken dat mensen efficiënter en productiever worden. Niets is minder waar. Die informele gesprekken hebben zeker een functie – ze zorgen juist voor meer efficiëntie in de werkprocessen. “Goh, hoe doe jij dit?” “Vergeet je niet dat…” Misschien wat minder spontaan, maar creëer ruimte voor deze gesprekken online. Een KoffieKletsKwartiertje, een Dagstart: verzin het maar.

Tip 4: Communiceer veel (op teamniveau en 1-op-1)

Zorg voor minimaal één gezamenlijke videomeeting per week om het teamgevoel intact te laten. Hou daarnaast 1-op-1 contact met je medewerkers, minimaal eens per twee weken en bij voorkeur via beeldbellen. Zodat je ook lichamelijke signalen kunt lezen.

Tip 5: Vraag feedback van je medewerkers

De behoefte aan contact in frequentie en intensiteit verschilt per persoon. De één vindt het prima om alleen thuis te werken, de ander wordt gillend gek. Vraag je medewerkers dan ook regelmatig om feedback. Zijn ze tevreden over de samenwerking online, over de projecten? Maar ook: zijn ze tevreden over de relatie en de communicatie? Krijgen ze genoeg steun, willen ze meer of minder contact?

Tip 6: Beschouw samenwerken op afstand als een leerproces

Let’s face it: deze situatie is voor iedereen nieuw. De kans dat alles in één keer goed gaat, is nul. Bespreek daarom wekelijks met elkaar wat er beter kan in het thuis- en samenwerken.

Tip 7: Beschouw jezelf als de cheerleader van je team

In onzekere tijden hebben we allemaal een beetje extra aanmoediging nodig. Blijf positief, focus op hoop en niet op angsten, want waar je op focust, groeit.

Tip 8: Wees zichtbaar en aanspreekbaar: zet je digitale deur open

Om het vertrouwen van en de verbinding met je medewerkers in stand te houden, is het belangrijk online goed zichtbaar en aanspreekbaar te zijn. Zet je digitale deur dus open – maak de drempel om spontaan je Zoom-room binnen te wandelen laag. Door zichtbaar te zijn voor je team kan je het gevoel van afstand voorkomen of verkleinen.

Tip 9: Deel updates met elkaar: wat is er bereikt?

Als je niet bij elkaar bent, mis je soms de doelen die je collega’s bereikt hebben. Hou elkaar op de hoogte van tussen- en eindstanden. Zo blijven de resultaten iets van het hele team.

Tip 10: Vier de successen

Juist nu hebben we meer lichtpuntjes nodig. Elke reden voor een feestje moet benut worden, al is het met een virtuele toast en een thuisbezorgd gebakje. Vier de successen, met elkaar!

Wil je meer leren over hoe je van leiderschap op afstand een succes maakt? Hoe je met je team sterker uit deze crisis komt? Neem vandaag nog contact met me op – ik geef je graag meer tips.

En nu?!

Wil je meer weten over leidinggeven en teamontwikkeling? Wij ondersteunen jou en je team graag? Nu online, of straks weer op 1,5 meter afstand!

Of ben je wellicht nog op zoek naar een handige, digitale werkvorm om een frustratie in jouw team aan te pakken? Ik ken er velen. Graag begeleid ik jou en/of je team in deze uitdagende periode. Neem contact met me op voor een vrijblijvend intakegesprek.

De afgelopen periode hebben we meerdere blogs geschreven rondom dit onderwerp. Ze zijn allemaal ook gerelateerd aan het webinar:

Het model van Lencioni: de 5 frustraties van online teamwork

Leidinggeven en samenwerken op afstand: wat werkt wel en wat werkt niet?

De tips uit dit blog zijn gebaseerd op het webinar dat ik gaf samen met Raymond van der Sluijs (afdelingshoofd bij de gemeente Nissewaard). Ben je geïnteresseerd en wil je het hele webinar bekijken. Dat kan hier:

Hoe je als leider in een tijd van social distancing echt contact houdt met je team. Dit is de opname van een webinar gegeven in april 2020 voor iedereen die mensen aanstuurt en dat op dit moment op afstand doet. Aan de hand van de 5 frustraties van teamwork van Lencioni zijn we op zoek gegaan naar de do's and don'ts van leidinggeven op afstand.